Office 365のExcelではブックを共有できる

Office 365を契約している場合、「校閲」タブ内に「ブックの共有ボタン」が表示されません。ブックの共有をするためにはクイックアクセスツールバーにショートカットアイコンを追加する必要があります。

上記のような制限もあるのでOffice 365のサブスクリプションを契約されている方はブックの共有ではなく「共同編集」を使用することをMicrosoftはすすめています。

エクセルで共有ブック機能を設定する

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有」ショートカットアイコンを追加することで共有ブック機能を設定する手順を説明します。Office 365 soloのExcel 2019を使用しています。

作業時間：5分

Office 365のExcel「ファイル」タブを開く

"Office 3652021608-224-1" 

【ファイル】タブを選択します。

Office 365のExcelオプションを選択する

"Office 3652021608-224-2" 

左ナビゲーションメニューから【オプション】を選択します。

クイックアクセスツールバーに追加する

"Office 3652021608-224-3" 

「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されます。①【クイックアクセスツールバー】を選択し、②「コマンドの選択」から【すべてのコマンド】を選択します。③【ブックの共有（レガシ）を選択し、④【追加】ボタンを押します。⑤右側に「ブックの共有（レガシ）」が追加されたら【OK】ボタンを押します。

「ブックの共有（レガシ）」ボタンを押す

"Office 3652021608-224-4" 

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有（レガシ）」ショートカットアイコンが追加されました。【ブックの共有（レガシ）】ショートカットアイコンを押します。

Office 365のExcel共有ブック機能を設定する

"Office 3652021608-224-5" 

「ブックの共有」ダイアログボックスが表示されます。①「編集」タブ内の【新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します】横のチェックボックスにチェックを入れます。②【OK】ボタンを押します。

ブックを保存する

"Office 3652021608-224-6" 

「この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか？」というダイアログボックスが表示されます。【OK】ボタンを押します。

共有ブックの設定完了

"Office 3652021608-224-7" 

共有ブックの設定が完了すると、ファイル名の後に「- 共有 -」と表示されます。

共有ブックの変更履歴を記録する

共有ブックでは、誰が・いつ・どこを・何を変更したのか履歴を残すことができます。次からは変更履歴を記録するやり方を説明していきます。

変更履歴を有効にする

まず変更履歴が有効になっているか確認します。

"Office 3652021608-224-8" 

クイックアクセスツールバーに追加した【ブックの共有（レガシ）】ショートカットアイコンを押します。

"Office 3652021608-224-9" 

「ブックの共有」ダイアログボックスが表示されます。

①【詳細設定タブ】を選択し、②【変更履歴を次の期間保持する】が選択されていることを確認します。③お好みの期間を入力します（デフォルトでは30日間が指定されています）。

④【OK】ボタンを押します。これで変更履歴が有効になっていることを確認できました。

変更箇所を確認する

"Office 3652021608-224-10" 

【ファイル】タブを選択します。

"Office 3652021608-224-11" 

左ナビゲーションメニューから【オプション】を選択します。

"Office 3652021608-224-12" 

「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されます。①【クイックアクセスツールバー】を選択し、②「コマンドの選択」から【すべてのコマンド】を選択します。

③【変更の追跡（レガシ）を選択し、④【追加】ボタンを押します。⑤右側に「変更の追跡（レガシ）」が追加されたら【OK】ボタンを押します。

"Office 3652021608-224-13" 

クイックアクセスツールバーに「変更の追跡（レガシ）」ショートカットアイコンが追加されました。①【変更の追跡（レガシ）】ショートカットアイコンを押し、②【変更箇所の確認】を選択します。

"Office 3652021608-224-14" 

「反映する変更の選択」ダイアログボックスが表示されます。変更対象の指定ができます。変更日、変更者、対象範囲を指定して【OK】ボタンを押します。

"Office 3652021608-224-15" 

ブックを変更していると「変更箇所の確認」ダイアログボックスが表示されます。誰が、いつ、何を変更したかが表示されます。

【反映する】ボタンを押すと共有ブックに反映します。反映しないこともできます。

変更箇所を表示する

"Office 3652021608-224-16" 

クイックアクセスツールバーに追加した【変更の追跡（レガシ）】ショートカットアイコンを押し、②【変更箇所の表示】を選択します。

"Office 3652021608-224-17" 

「変更箇所の表示」ダイアログボックスが表示されます。①「変更日」を【すべて】に変更し、②【新しいシートに変更箇所一覧表を作成する】にチェックをして③【OK】ボタンを押します。

"Office 3652021608-224-18" 

新しく「履歴」というシートが作成されました。日付や編集者、変更の種類、変更後の値などが一覧で確認できます。